Quem tem um negócio geralmente está sempre em busca de maneiras para melhorar a sua lucratividade. Uma das alternativas para fazer isso é optar por fazer uma automação de processos para melhorar a produtividade da equipe.
Para as pequenas empresas, a automação é uma ferramenta de extrema utilidade, visto que ela consegue melhorar a eficiência dos processos, poupando tempo e economizando recursos.
Por menor que seja o tamanho da sua empresa, você provavelmente já fez isto na sua rotina: colocar dois filtros no e-mail para agrupar remetentes ao sistema de controle de estoque.
A automatização traz resultados práticos que refletem diretamente no fluxo operacional da empresa.
Na prática, empresas que têm como lucro principal a venda de produtos, como lojas que comercializam capa térmica para piscina sob medida, por exemplo, contando com a automatização já consegue organizar melhor todos os pedidos feitos pelos clientes.
Isso de modo que, em caso de excesso, não ocorra nenhuma venda perdida. Em outras palavras, a automatização é uma ferramenta capaz de tornar um processo mais eficiente por meio da tecnologia.
Neste artigo você vai entender melhor como a automatização consegue ser tão eficiente para uma empresa. Além disso, irá conhecer quais são os tipos de automatizações e descobrir quais são suas vantagens.
Automatização para pequenas empresas
Muitas pessoas têm em mente que a automatização é uma ferramenta exclusiva só para as grandes empresas. Na verdade, trata-se de uma ferramenta que pode ser usada por empresas dos mais diversos portes.
Inclusive empresas que desenvolvem estruturas por meio de softwares, que esperam por uma aprovação de projeto de incêndio, por exemplo, podem contar com a automação de processos para que os canais de comunicação possam ser respondidos na medida do possível.
Mesmo que a sua companhia não produza milhares de produtos todos os dias, igual as grandes indústrias, a automatização ainda é uma opção que você precisa considerar no seu negócio.
Imagine que a sua empresa tenha uma equipe de topografia para realizar as atividades, considerando que parte desses processos são feitos manualmente, a automatização pode ser implantada para que o serviço possa ser executado de maneira mais rápida.
Por mais que a automatização seja mais comum com as empresas que possuem seus parques de produção, a ferramenta, felizmente, não é uma exclusividade somente para quem produz em grande escala.
Da mesma forma que a automatização é eficiente para grandes empresas, o mesmo acontece para os pequenos negócios.
Ou seja, por mais que você tenha uma loja que venda equipamentos de segurança, com possibilidade de ter um monitoramento remoto de câmeras, é possível implementar a automatização para que todas as suas vendas não sejam perdidas.
O fato é que, assim que uma companhia opta por implementar a automatização, consequentemente irá ganhar mais produtividade, visto que os processos mais minuciosos serão feitos por uma máquina, o que acelera o procedimento e diminui a chance de erros.
A produtividade, inclusive, é um fator determinante para empresas que trabalham com instalação de ar condicionado industrial, por exemplo, visto que, quanto maior a produtividade, mais tempo a companhia terá para lidar com outras demandas.
Contudo, muitos empresários da atualidade ainda evitam investir em recursos tecnológicos, mesmo em setores de produção.
De acordo com uma pesquisa nacional divulgada em maio de 2017, a Confederação Nacional da Indústria (CNI) faz uma sondagem sobre a adoção de tecnologias digitais relacionadas à era da manufatura avançada, conhecida como indústria 4.0.
Com a pesquisa foi possível observar que a indústria brasileira ainda está se familiarizando com a digitalização e com os impactos que ela pode ter sobre a competitividade, apesar da automatização já fazer parte da agenda de algumas empresas.
Entre as 2.225 empresas de todos os portes que foram consultadas, 42% não identificaram quais tecnologias digitais, em uma lista com 10 opções, teriam chances reais de impulsionar os resultados.
O desconhecimento ficou ainda mais visível quando a pesquisa foi com as pequenas empresas, onde o resultado foi para 57%.
Portanto, mesmo que tenham empresas que trabalham, de certa forma, com recursos tecnológicos, como automação elétrica predial, ainda há companhias que se recusam a implementar alguma ferramenta para otimizar os processos operacionais.
Esse dado mostra que a automatização para pequenas empresas ainda é sub-aproveitada, seja por ignorância ou por pura negligência.
Tipos de automatizações para pequenas empresas
Os tipos existentes de automatizações podem variar de acordo com o porte da empresa, incluindo a área de atuação. Portanto, o tipo de automação que pode ser aplicada em uma loja virtual, pode ser diferente para uma empresa terceirizada de limpeza de escritório.
Contudo, vamos apresentar as possíveis automatizações que podem ser aplicadas, desde as mais simples, até as mais complexas, que podem ser implementadas em pequenas empresas.
Vale pontuar que o objetivo desse processo não se limita apenas na automatização, ele inclui também o crescimento da produtividade e, principalmente, a lucratividade.
Quando você e a sua equipe deixam de perder tempo com atividades manuais, consequentemente abre um grande espaço para que a empresa possa ampliar os setores estratégicos.
Dessa forma, uma empresa especializada em pintura de fachada, por exemplo, pode considerar a automação como alternativa para alavancar seus resultados.
Essa ampliação pode envolver prospecção de clientes, elaboração de orçamentos ou negociação com fornecedores. Dito isso, vamos para a lista.
Automatização dos processos internos
Para se ter uma ideia, uma simples planilha compartilhada com informações importantes sobre a empresa pode ser considerada como automatização justamente pelo motivo de eliminar tarefas operacionais e agilizar os trabalhos da equipe.
Resumidamente, é um processo que você estava acostumado a fazer de forma manual, mas que foi substituído por um recurso tecnológico.
Automatização do atendimento
Você pode perceber a automatização do atendimento em várias partes do dia a dia, inclusive os caixas-eletrônicos, que são um grande exemplo de automatização.
Quando o cliente consegue executar algumas tarefas sem a ajuda de uma pessoa, já podemos considerar que existe uma automatização.
Também podemos observar como a automatização começou a ser utilizada em grande escala. A prova disso são os próprios chats online, conhecidos como “chatbots”, onde os usuários podem escrever quais suas dúvidas e o robô consegue dar uma resposta.
Automatização do sistema de vendas
O comércio na internet exige diferentes tipos de automatizações. O usuário escolhe o produto, seleciona a cor que preferir, o tamanho e a quantidade, e logo em seguida define qual a forma de pagamento e informa o endereço que deseja receber a encomenda.
Na interface do cliente, tudo é simples, prático e intuitivo, o que torna ainda mais fácil o processo de compra. Contudo, devemos dizer que por trás dessa interface há uma série de processos que são acionados a partir de cada ação tomada pelo usuário.
Uma dessas ações são aquelas que o usuário pretende procurar por algo dentro do site, ou saber como está a gestão do estoque, fazer emissão de nota fiscal e realizar disparos de e-mails.
Automatização do controle de estoque
As planilhas manuais são as mais perigosas, visto que elas podem ser extraviadas e ainda podem aceitar erros de preenchimento devido ao fato de não serem integradas a um sistema.
Quando o controle de estoque é automatizado usando um software online, você sabe, de maneira simplificada, quais peças estão disponíveis para realizar as vendas.
É possível saber também quais produtos entraram e quais produtos saíram. Além disso, o controle de estoque pode ser integrado ao caixa, dessa forma todas as ações necessárias são desencadeadas a partir da venda.
Automatização da gestão financeira
Boa parte das empresas ainda persistem em fazer os processos financeiros de maneira manual, contudo essa parte também pode ser automatizada.
Com a automatização é possível ter uma visão ampla de todos os setores da empresa, obter relatórios semanais, descobrir gargalos e identificar novas oportunidades de venda.
Dessa forma fica mais fácil integrar o financeiro com o seu contador, eliminar novos processos manuais e concentrar sua atenção em desenvolver novas estratégias.
Automatização da produção
Da mesma forma que acontece com as grandes indústrias, onde há várias esteiras e robôs que fazem alguns processos operacionais, o mesmo ocorre na internet, com a automatização na criação dos conteúdos para redes sociais e anúncios.
Benefícios da automatização
Conforme você foi lendo esse artigo, provavelmente já conseguiu notar algumas vantagens que a automatização consegue proporcionar para uma empresa. Mesmo assim, ainda vale a pena reunir todos os benefícios que esse recurso tecnológico pode fazer em um negócio. Resumidamente, trata-se de:
- Aumento de produtividade;
- Incremento da confiabilidade;
- Diminuição de custos;
- Redução do tempo gasto nas tarefas;
- Foco em áreas estratégicas;
- Elevação da lucratividade.
Portanto, podemos considerar que a automatização de processos para pequenas empresas tende só a aumentar os resultados, fazendo que o negócio fique ainda mais lucrativo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
