Empresa desorganizada: saiba como solucionar os problemas de gestão


Uma empresa desorganizada pode impactar diretamente no desempenho do negócio, uma vez que a organização em diversas atividades dentro do ambiente de trabalho se faz extremamente necessária.

Dessa forma, desde uma empresa de portaria em São Paulo a uma loja de roupas precisam manter o seu espaço e os seus processos organizados, a fim de obter os melhores resultados no desempenho da sua instituição.

Continue lendo esse artigo e compreenda um pouco mais sobre quais são os impactos de uma má organização na sua empresa e quais táticas você pode utilizar para melhorar seu local de trabalho e, assim, obter melhores resultados.

Qual é o impacto de uma empresa desorganizada?

A desorganização dentro de uma empresa pode proporcionar uma série de consequências para o seu negócio, onde dentre os principais, podem-se citar:

  • Problemas de estoque;
  • Problemas na comunicação interna;
  • Vendas com números errados;
  • Informações incoerentes para clientes;
  • Desperdício de materiais;
  • Excesso de projetos atrasados.

Esses são os principais impactos de uma empresa desorganizada, onde esse pequeno problema pode acabar proporcionando sérias consequências para o desempenho final do seu negócio.

Problemas de estoque

Para uma empresa física ou até mesmo para uma loja e-commerce, o estoque é uma das partes fundamentais de um negócio.

Isso acontece porque é nesse ambiente que se obtém o controle sobre quantos produtos a empresa realmente tem, onde ele está e como o fazer chegar ao cliente.

Por esse motivo, esse espaço é um dos que requerem uma maior atenção, uma vez que um estoque que é mal gerenciado pode impactar toda uma cadeia de suprimentos.

Além disso, ele também pode aumentar os custos da operação e trazer sérios problemas ao consumidor final.

Por exemplo, existe uma grande diferença entre comprar um tapete antifadiga pela internet e o produto chegar antes do esperado, o fazendo confiar ainda mais na marca, e a empresa o ligar após ter efetuado a compra, informando que na realidade ele acabou.

Todavia, esse processo não acontece apenas com uma pessoa, uma vez que uma empresa, normalmente, deve atender a um grupo de clientes que solicitaram exatamente o mesmo produto.

Caso o seu estoque não esteja organizado, você não consegue ter certeza se o produto realmente está onde deveria e, com isso, pode acabar não conseguindo suprir as necessidades de todos e proporcionar um mau desempenho.

Problemas na comunicação interna

A comunicação interna é um dos principais fatores dentro de uma empresa, uma vez que é através dela que é possível obter o melhor resultado de todos os seus colaboradores.

Por exemplo, se uma empresa de desentupidora decide realizar uma reunião, onde todos os departamentos devem entregar relatórios especificando como foi o seu desempenho e o porquê desse resultado, todos precisam saber disso e ter uma boa comunicação interna.

Com isso, é possível alinhar todas as respostas, para assim encontrar as melhores soluções para os problemas.

Todos os setores dentro de um negócio precisam estar alinhados, conhecer o objetivo da empresa, suas metas, como chegar neles e qual o papel de cada área. Além disso, todos precisam estar cientes do desempenho de cada setor e como ajudar para melhorar.

Vendas com números errados

A organização também pode proporcionar uma coerência nos dados empresariais, onde desde a data que ocorrerá um conserto de aquecedor elétrico para um determinado cliente até a quantidade de vendas que foi realizada no mês devem estar corretos e informados.

As informações dentro de um negócio são fundamentais para a tomada de decisões, uma vez que são eles que demonstram se uma instituição está no caminho certo ou se serão necessárias algumas medidas corretivas para isso.

Dessa forma, os dados são a métrica de qualquer empresa, possuindo um papel fundamental tanto para as ações internas quanto para as externas.

Informações incoerentes para clientes

Todas as pessoas dentro de uma organização devem estar alinhadas e possuir a mesma informação, uma vez que a divergência nos dados pode acabar confundindo os clientes e proporcionando sérias consequências.

Por exemplo, todos os funcionários de um negócio devem saber quanto é a instalação de alarme residencial que será realizada, quando ela será feita, quais equipamentos serão necessários e entre muitos outros fatores.

Além disso, as informações diferentes, ao serem passadas para o consumidor, podem

passar exatamente a ideia de desorganização e proporcionar uma perda em sua

credibilidade.

 

Isso acontece porque a falta de organização pode causar problemas tanto para a empresa quanto para o próprio cliente.

Desperdício de materiais

A desorganização pode causar um sério problema financeiro com os desperdícios de materiais, uma vez que tanto o material a ser utilizado quanto o tempo dos funcionários pode ser desperdiçado com atividades repetitivas e desnecessárias.

Por exemplo, devido à falta de organização, dois funcionários diferentes podem fabricar a mesma barra antipânico dupla, para o mesmo cliente, devido à má comunicação e organização das tarefas.

Excesso de projetos atrasados

A organização é o ponto-chave para obter um cronograma em ordem, uma vez que todos os colaboradores sabem o que deve ser feito, como e até qual data.

Dessa forma, a desorganização pode proporcionar exatamente o efeito contrário, onde os funcionários se sentem perdidos, atrasando os projetos e havendo uma sobrecarga de atividades.

Através de uma má organização, é possível perceber erros constantes, números incompatíveis, colaboradores estressados e esgotados, metas não atingidas e entre muitas outras consequências que podem impactar diretamente o seu desempenho final.

Como solucionar os principais problemas de gestão?

Existem muitas ações que podem ser tomadas, com o objetivo de deixar a sua empresa mais organizada e, assim, obter o seu melhor desempenho, onde dentre elas, podem-se citar:

  • Invista em uma consultoria empresarial;
  • Padronize processos;
  • Aposte nos softwares de gestão;
  • Faça um planejamento financeiro.

Essas são as principais ações que podem ser tomadas com o objetivo de melhorar a organização interna de um negócio.

Invista em uma consultoria empresarial

Caso seja muito difícil identificar a causa central dos problemas, um fator interessante é contratar uma consultoria empresarial externa, com pessoas com um novo olhar e profissionais especializados para isso.

Todavia, também é possível identificar os problemas, muitas vezes, sem a ajuda de profissionais. Em ambos os casos vale observar atentamente o seu negócio e qual a melhor maneira de o ajudar a atingir os seus objetivos.

Padronize processos

Um dos pontos principais em qualquer negócio é padronizar os seus processos, uma vez que a padronização pode proporcionar um ambiente de trabalho menos conturbado, mais coeso, produtivo e entre muitos outros benefícios.

Para que isso aconteça, você deve desenvolver uma descrição clara de cada processo, onde, por exemplo, para organizar os preços dos produtos, é possível colocar em uma tabela “tinta emborrachada para piso preço”, junto ao seu valor correspondente.

Além disso, deve-se descrever o objetivo final do processo, indicar os colaboradores que são responsáveis por eles, descrever as etapas do processo, separar materiais de apoio para consulta, como a tabela mencionada e entre muitos outros fatores.

Aposte nos softwares de gestão

A tecnologia tem auxiliado as empresas em vários departamentos, onde a sua funcionalidade é a de automatizar processos repetitivos e ajudar em atividades que podem ser facilmente passadas para o computador, as digitalizando.

Dessa forma, a tabela de preço, como foi mencionada anteriormente, pode ser passada para um único documento, onde é possível consultar os itens, como “projeto estrutural valor”, “instalação preço” e entre muitos outros elementos.

Com isso, você consegue desempenhar as suas atividades mais rapidamente e com uma maior eficiência.

Os softwares de gestão possuem a capacidade de otimizar processos internos, centralizar dados, automatizar atividades recorrentes, integrar soluções para evitar resultados incompatíveis e entre muitos outros fatores.

Além disso, eles também podem facilitar o acesso a relatórios e indicadores de gestão e melhorar a comunicação entre a equipe, auxiliando no melhor desempenho da organização.

Faça um planejamento financeiro

Por fim, é necessário realizar um planejamento financeiro, uma vez que o dinheiro da empresa também deve estar organizado, indicando quanto pode ser gasto em uma campanha, se as vendas estão indo bem, os lucros adquiridos e entre muitas outras métricas.

Isso acontece porque a alocação de recursos financeiros, caso seja feita de maneira desorganizada, pode proporcionar sérios problemas para a organização, causando desencontros e a falta de resultados.

Por esse motivo, é muito importante compreender a particularidade de cada departamento, além de analisar o seu desempenho e desafios, com o intuito de efetuar os investimentos nos locais e equipamentos necessários, visando o crescimento do negócio.

Existem muitas causas diferentes para que as empresas fiquem desorganizadas, onde a má gestão em algum dos departamentos e funções citadas podem proporcionar grandes consequências para as organizações.

Por esse motivo, é muito importante se atentar ao desempenho da sua equipe e quais fatores podem ser melhorados para que a sua empresa continue sempre crescendo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.